Det er mye å tenke på når en firmafest eller et annet event skal planlegges. I jungelen av ting du bør huske på, har vi laget en enkel og oversiktlig sjekkliste over hva du bør tenke på når.

Vi deler av vår ekspertise over snart 20 år og gir deg en oversiktlig sjekkliste for arrangementet ditt, slik at du får bedre oversikt over når ting bør gjøres.

TRE – FIRE MÅNEDER FØR ARRANGEMENTET

Budsjett.
Dette punktet er viktig. Finn ut hvor mye midler dere har tilgjengelig og sett opp et budsjett med ulike fordelinger på mat, lokalleie, underholdning o.l.

Velg dato.
Når du skal bestemme dato for arrangementet, er det viktig at du passer på at det ikke krasjer med liknende arrangementer.  Et tips er å legge arrangementet på en hverdag, da mange helst vil ha helgen sin fri.

Finn lokale.
Undersøk om lokalene passer ditt arrangement. Be gjerne om en omvisning i forkant, slik at du kan få avklart de tingene du måtte lure på; f.eks. om lokalet passer til ditt arrangement, om det er plass til det antallet deltakere du estimerer at kommer.

Book underholdning / foredragsholder.
Her er det viktig å ta hensyn til deltakerne. Hvem er målgruppen og hva er temaet for arrangementet? Ønsker dere underholdning som «bakgrunnsstøy», skal dere ha DJ, et fullt show eller kanskje en foredragsholder? Finn underholdning som passer ditt arrangement.

Ordne mat.
Skal dere ta med mat selv, leie et cateringfirma eller leie egne kokker? Har lokalet kokker og serveringspersonell? Dette er det lurt å avklare i forkant.

Markedsfør arrangementet.
Når datoen er spikret, lokalet er sikret og underholdningen sjekket av, er det på tide å markedsføre arrangementet. Et tips er å være tidlig ute med dette slik at deltakerne har mulighet til å sjekke kalenderen og få reservert datoen. Dette bør skje senest fire uker før.

Inviter gjester og sett dagsorden.
Opprett et event på Facebook, send ut mail eller del ut fysiske invitasjoner til deltakerne.  I tillegg er det lurt å sette en dagsorden med klokkeslett over hva som skjer når; dersom det er nødvendig for arrangementet. Husk også å informere om praktiske ting som kleskode o.l. som kan være nyttig å vite i forkant.

Gi beskjed om tilrettelegging i lokalet
Snakk med de som leier ut lokalet om hvordan du ønsker å ha det. Vær tydelig med ønsker om organisering og plassering av bord og stoler o.l. I tillegg kan det være lurt å sende over en gjesteliste til de ansvarlige, slik at det går smidig når gjestene ankommer lokalet.

EN – TO UKER FØR ARRANGEMENTET

Dobbeltsjekk teknisk utstyr.
Dobbeltsjekk at alt det tekniske utstyret vil være på plass ti selve dagen. Forhør deg også med de som skal underholde om hva slags utstyr de trenger. Og sjekk om det fungerer.

Gi beskjed om endelig antall gjester.
Sørg for at du har purret opp og fått svar fra de som skal bli med. Når dette er i boks, gi din kontaktperson fra lokalet dere leier endelig oversikt over hvor mange som kommer. Sørg også for å oppgi informasjon om eventuelle allergier, dersom maten lages og serveres «on site».

DAGEN FØR ARRANGEMENTET

Trippelsjekk teknisk utstyr.
Det er veldig dumt hvis dette ikke fungerer denne dagen.

SELVE ARRANGEMENTSDAGEN

Ha det gøy!
Sørg for å ta masse bilder og video. Hva med å opprette en egen hashtag for arrangementet?

Opprydning
Sjekk med utleierne på forhånd om hvilke regler som gjelder. Noen tar seg av rengjøringen for deg, mens andre forventer at du leverer lokalet i lik stand som du mottok det. Må du rydde opp selv er det bare å samle troppene og få jobben gjort.

ETTER ARRANGEMENTET

Sende takk til underholderne/frivillige.
Det er hyggelig om du viser de som bidro til at arrangementet ditt gikk knirkefritt, at du er takknemlig.

Evaluere.
Hva gikk bra? Hva kunne blitt gjort annerledes? Følg opp med teamet ditt og be om tilbakemeldinger som kan være nyttig ved en annen anledning.

Få en klapp på skulderen.
Denne er viktig. Å få anerkjennelse er en viktig del av å føle at man presterer på jobb. Har du sjekket av samtlige punkter på denne listen? BRA JOBBA!!

VIRKER DETTE OVERVELDENDE?

Ta kontakt med oss, vi hjelper deg gjerne!